Tollwood-Nachbesprechung bzw. Vorbereitung für Sommer 2005

Protokoll zum

Tollwood-Nachtreffen am 13. Februar 2oo5

bei Silvia Lamprecht, SchleißheimerStr. 80a in 80797 München

Anwesend waren:

Hansjürg Triebel

Leo Deger

Albert (Albrecht?) XY?

Julia XY?

Andrea Kern

Claudia Kern

Liane Kupfer

Silvia Lamprecht

Christina Stolze

Wegen des eher unstrukturierten Ablaufs der Veranstaltung  ist dies ein nicht-chronologisches Protokoll. In der Zwischenzeit erledigte Dinge werden nach aktuellem Stand erwähnt. Inhaltlich bitte gerne noch ergänzen, via slamprecht@baobab-family-project.org !

Hier wird auch vermerkt (grün) was erledigt ist und (rot) was noch aussteht.

• Lagerbestand

Wir wollen möglichst bald eine vollständige und aktuelle Bestandsliste im Büro haben, der zu entnehmen ist, welche Bauteile, Waren, technische Geräte und Plakate etc. wo gelagert sind und wer darauf Zugriff hat. Es existiert bereits eine Liste, aber sie ist längst nicht mehr aktuell!

Taten, die folg(t)en:

Silvia hat Andreas nach Benis Mail-Adresse erbeten und ihn und Andreas um Bekanntgabe verstreuter Lagerbestände gebeten. (erledigt) Bisher keine Rückmeldung. Silvia aktualisiert ggf. dann die Liste. (steht aus)

Aufruf an alle: Gebt immer sofort an Silvia durch, wenn ihr etwas transferiert, anschafft, verkauft etc.!!!

• Flyer

Wir wollen diesmal rechtzeitig und breiflächig Flyer-Sponsoren auftun. Es wurde nach Firmen und Copyshops gefragt, die man ansprechen könnte. Christinas Vater kann sicher wieder gratis etwas drucken, muß aber ca. 6 Wochen im Voraus bescheid wissen. Andreas und Claudias Vater stellt weiter 4-Cent-Flyer zur Verfügung. Um Gratis-Druck sollten wir evtl. wieder bei der „Flyerfabrik“ anfragen, die Conny Grote kontaktiert hatte, außerdem bei möglichst vielen Kopierläden in München und bei Firmen, zu denen jemand Kontakt hat.

Wir sollten für Geschäfte und Arztpraxen oder wichtige Ansprechpartner auch farbige Flyer zur Verfügung haben, die ebenfalls Herr Stolze drucken könnte. Dafür und für Vorrats-Flyer sollten wir ein „zeitlose“ Version erstellen.

Taten, die folgen: 

Christina fühlt bei ihrem Vater vor und gibt ihm Silvias Mail-Adresse. (steht aus)

Der aktuelle Flyer wird von Silvia überarbeitet und dann zur „Absegnung“ oder Verbesserung in den Redaktions-Ordner gelegt. (steht aus) Dann an Christinas Vater gemailt.

• Dienstplan und Auf- und Abbau-Planung

Leo verfügt über eine gute Übersicht über Namen, Nummern und künftige Einsatzbereitschaft der Helfer vom Winter, so stehen wir schon weit besser da als letztes mal. Es gibt außer Leo – und für Lücken Silvia –  bislang keine Haupt-Organisator, aber die beiden können das schon schaffen. Der Vorschlag, pro Tollwood-Woche einen anderen Organisator zu haben, wurde abgelehnt weil es nicht praktikabel scheint. Wir sollten eher die fachlichen Zuständigkeiten aufteilen.

Ein aktueller Dienstplan steht wieder im virt. Büro und sollte am Stand hängen – wer aktualisiert ihn am Stand?

Taten, die folgen: 

Leo erstellt die vollständige Helferliste und mailt sie an Herrn Triebel und Silvia. (erledigt)

Leo und Silvia erstellen eine Tollwood-Aufruf-Mail mit Bitte um baldige Rückmeldung und versenden sie. (steht aus)

• Zuständigkeiten bei Lieferengpässen

Für die rechtzeitige Nachbestellung von neuen Flyern und die Kontrolle, ob genug Waren vorhanden sind und deren Nachlieferung von Herrn Triebel erklären sich Andrea, Claudia und Christina bereit. Sie besuchen regelmäßig den Stand und kontrollieren selbst, denn die Standhelfer sind damit eher überfordert, sie die Erfahrung gezeigt hat.

• Auf- und Abbau

Der Auf- und Abbau sollte extra koordiniert werden, auch damit rechtzeitig das Material zur Stelle ist. Wenn er auf ein Wochenende fällt, kann Christina mithelfen, auch Rahel Thiessat wäre gern bereit, Beni sollte auf jeden Fall auch bewegt werden, denn er hat das technische Know-How. Flo Detig und Tom Seefried sind ebenfalls anzufragen. (steht aus)

• Stand-Ausstattung und Material

Wichtig ist ein verdeckter Stauraum wie letztes Mal. Eine kurze Einweisung in Stand und Standbetreuung, Technik und Kasse muß wieder gut sichtbar aushängen. Ebenfalls die Preisliste und ein aktueller Dienstplan sowie eine Helferliste mit Telephonnummern, damit man selbsttätig herumtelephonieren kann.

Die Touch-Screen können wir wieder gratis bekommen und sind uns einig, daß sie ein sehr guter „Festhalter“ für Besucher ist. Der Fernseher mit Video sollte etwas tiefer montiert werden.

Wichtig ist auch ein Werkzeugkasten mit Grundausrüstung wie Draht, Zange, Hammer, Klebeband...) im Stand.

Die Plakate müssen etwas flüssiger formuliert und aktualisiert werden, sonst waren sie okay. Die Photos sehen in der Klarsichthüllen etwas lumpig aus, schöner wäre es, sie zu laminieren. Wer kann das?

Eventuell ist es sinnvoll, zum Absperren des Standes am Abend einen Bauzaun zu besorgen. Dafür wäre es gut, die etwaige Standgröße zu kennen.

Taten, die folg(t)en:

Christina hat zugesagt, Baufirmen anzusprechen und zu fragen, ob wir einen Bauzaun leihen können und gibt bei dieser Gelegenheit gleich einen Flyer weiter. (steht aus)

Silvia hat im Briefentwurf (erledigt) an das Tollwood-Team erwähnt, daß wir die Standgröße gerne frühzeitig wüßten, Andreas wird den Brief fertigstellen und abschicken. (steht aus)

• Einnahmen und Kasse

Die blauen Zettel sind wohl doch sinnvoller beizubehalten als einen Computer einzurichten, der dann doch nicht konsequent genutzt wird. Zettel bedingen keine Hemmschwelle wie ein PC und viele Helfer sind erfahrungsgemäß weder Nerv noch Geduld, um sich auf etwas Neues einzulassen, weil sie ohnehin aufgeregt sind. Wichtig ist, daß sie extrem übersichtlich und eindeutig gestaltet sind.

Wichtig ist, auf dem Helfer-Infozettel zu vermerken, daß Spenden und Einnahmen dringend zu trennen sind: Im Winter wurden kleine Spenden – aufgerundete Beträge, die Leute beim Einkauf gezahlt haben – oft nicht als Spenden registriert. Das wird schwierig bei der Endabrechnung.

Wichtig ist auch eine klare Anweisung zum Wechselgeld, das in der Kasse am Stand bleibt. Es muß abends vermerkt und von den Helfern am nächsten Tag bei der Standöffnung neu nachgezählt werden.

• Information für Standhelfern

Es gibt wieder eine Rundmail und Texte mit Standbetreuungs-Instruktionen und Basisinformationen zum Projekt, die zugemailt werden. Sie müssen aber offenbar kürzer und übersichtlicher gestaltet sein als letztes mal. Auch gehört der Hinweis hinzu, sich unbedingt den Flyer durchzulesen! Die Texte sollen wieder auch am Stand vorliegen. (steht aus)

• Sonstiges

Im Virtuellen Büro wurde ein Forum zum Sommer-Tollwood 2oo5 eröffnet, bitte hier diskutieren und Informationen sammeln!

Die nächste Mitgliederversammlung findet evtl. rechtzeitig im Frühling statt, d.h. ab mitte Mai, steht aber noch nicht fest. Auf jeden Fall gilt es, über virtuelles Büro, Mails etc. möglichst viel im Vorfeld zu klären.